Cada día son más los emprendedores que apuestan por un negocio propio, adquiriendo responsabilidades adicionales que deben cumplirse de conformidad con la ley. Un ejemplo de esto es la emisión de facturas, por lo que resulta fundamental conocer de qué se trata la factura electrónica, quién debe emitirla y todo lo que implica.
¿Qué es una factura electrónica?
Es un documento legal que justifica la compra o prestación de algún servicio, con la diferencia de que se emite y recibe en forma electrónica, no en papel.
Este tipo de factura constituye una alternativa a la forma tradicional que se realiza en papel, contribuyendo a reducir el gasto y la contaminación del medio ambiente.
Sin embargo, al igual que la convencional, debe cumplir con 3 criterios básicos: legibilidad, autenticidad e integridad, lo cual supone ciertos retos.
La legibilidad es sencilla, pues con elegir una fuente acorde para ello es suficiente, pero para garantizar la autenticidad e integridad de la factura electrónica es necesario recurrir a lo siguiente:
- Firmas electrónicas.
- Datos EDI.
- Mecanismos de validación establecidos por la ley.
- Controles habituales de gestión administrativa, empresarial o particular.
Tipos de facturas electrónicas
Antes de emitir una factura electrónica es necesario conocer los dos tipos básicos que existen:
Factura electrónica con formato estructurado
Tal como indica su nombre, posee cierta forma establecida con anterioridad, lo que permite que se tramiten y emitan de manera automatizada empleando lenguaje XML, EDIFACT u otros y cambiando únicamente los datos necesarios.
Este tipo de comprobantes fiscales se emiten a través de un sistema de factura electrónica, herramientas informáticas que se implementan en los negocios para simplificar el proceso de facturación y llevar un mejor control administrativo.
Factura electrónica con formato no estructurado
Habitualmente se trata de la imagen digital de un comprobante fiscal convencional, producto del escaneo del código QR, por ejemplo.
Este tipo se compone principalmente de las facturas de papel escaneadas y ficheros PDF que han sido elaborados previamente de forma manual.
Características de la facturación electrónica
La factura electrónica tuvo sus orígenes en el año 2009, pero comenzó a implementarse de manera general en el 2015 con la resolución 3749.
Posteriormente, con la RG 4290 se instauró su carácter obligatorio para determinadas figuras comerciales establecidas en la ley y bajo la autoridad fiscal de la Administración Federal de Ingresos Públicos o AFIP.
A partir del año 2019 las empresas establecidas en el marco de la ley quedaron obligadas a elegir entre la emisión de facturas electrónicas, controladores fiscales o ambas modalidades, para lo cual se amerita la solicitud del CAE o código de autorización electrónico ante la institución mencionada en el párrafo anterior.
La factura, independientemente de que posea una estructura o no, debe enviarse en formato XML a través de la WebServices de la Administración Federal de Ingresos Públicos, empleando para ello un certificado digital autenticado previamente en el portal y el CAE asignado.
Además, para su impresión debe incluir un código de barras o QR que facilite el acceso a ella de ser necesario.
Finalmente, las facturas electrónicas deben ser almacenadas por el emisor y el receptor por un lapso no menor a 10 años, en caso de que el Estado o el organismo competente soliciten algún tipo de revisión.
¿Quién debe emitir factura electrónica?
La figura de quien debe emitir factura electrónica se estipula de forma clara en la ley, donde se establece que los inscritos o exentos en el IVA y monotributistas, excluyendo a quienes forman parte del régimen de inclusión social, están obligados a la emisión facturas electrónicas o hacer uso de un controlador fiscal.
Ambas opciones pueden ser empleadas de forma conjunta o hacer uso de una de las dos modalidades, a excepción de las empresas pequeñas o medianas que operen con otras grandes o de la misma escala, que formen parte del régimen de Factura de Crédito Electrónica MiP y MEs, en cuyo caso deberán emitir únicamente factura electrónica.
Asimismo, quienes opten por emitir comprobantes electrónicos originales deberán guardar los duplicados, si realizan operaciones relacionadas con consumidores fiscales en actividades específicas establecidas por la ley.
De forma más específica, las figuras comerciales que deben emitir factura electrónica son las siguientes:
- Los inscritos en el Impuesto al Valor Agregado o IVA.
- Los exentos de IVA que así lo deseen.
- Los monotributistas.
- Los que realicen actividades económicas establecidas en el anexo de RG 3749.
- Los exportadores establecidos en el anexo RG 2758.
- Los comerciantes de bienes usados que no puedan ser registrados y estén establecidos en el RG 3411.
Ventajas de la factura electrónica
La emisión de facturas electrónicas ofrece algunas ventajas sobre las convencionales en físico, mismas que se describen a continuación:
- Permite que los ciclos de tramitación y cobro sean mucho más cortos.
- Permite prescindir de la inversión en impresión.
- Minimiza los errores que van de la mano con el factor humano en la emisión manual.
- Posibilita un mayor control.
- Facilita el acceso a las facturas emitidas y almacenadas digitalmente.
- Contribuye a preservar el medio ambiente, reduciendo el consumo de papel.
- Minimiza al máximo el espacio requerido para almacenamiento de facturas.
- Minimiza la posibilidad de fraude fiscal.
- Ayuda a mejorar la gestión tributaria.
- Contribuye a modernizar las empresas y negocios actuales.
Desventajas de la factura electrónica
En realidad, las desventajas son pocas y muy puntuales en comparación con el papel tradicional.
- Requiere un sistema informático para su creación, edición, emisión y almacenamiento.
- Depende de dispositivos electrónicos que se alimentan de energía eléctrica, por lo que ante una falla de este suministro es imposible su emisión.
- Requiere personal que posea conocimientos en este tipo de sistemas de facturación.
Utilización de la factura electrónica a nivel mundial
Aunque la situación en cada país es diferente en cuanto a la implementación, obligatoriedad y aspectos técnico-legales, en la actualidad es más común que las naciones prescindan del uso de papel en la facturación convencional y recurran a la modalidad electrónica.
Esta realidad ha sido motivada no solo por las ventajas relacionadas con el cuidado y la preservación medioambiental, sino también por su versatilidad y efectividad.
